OY HAMAKI OY (Makumatka.fi) ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ

Hamaki Oy (2746838-3), Asematie 22 A, 02700 Kauniainen

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jari Ahmala, [email protected]

3 REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhteen hoito ja ylläpito sekä laskutus. Henkilötietokäytäntö koskee henkilötietoja, jotka Asiakas on antanut Makumatka.fi:lle tehdessään tilauksen Makumatka.fi verkkokaupassa tai rekisteröimällä käyttäjätilin tai liittyessään postituslistalle..

Makumatka.fi:n rekisteri sisältää vain Asiakkaan itse luovuttamia tietoja. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: tilausten, toimitusten, reklamaatioiden, laskutuksen, perinnän, toiminnan kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietolain puitteissa Makumatka.fi:n alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotka toimivat Makumatka.fi:n toimeksiannosta. Esimerkki tämänkaltaisesta toimijasta on ulkopuolinen kuljetusyhtiö.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilötiedot sisältävät tai ne voivat sisältää:

• Asiakkaan nimi
• Sähköpostiosoite
• Laskutusosoite
• Postitusosoite
• Puhelinnumero
• Tilauksen tiedot
• Tilaushistoria

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: asiakas kirjoittaa henkilökohtaisesti tiedot Makumatka.fi verkkokauppaan tehdessään tilausta tai luodessaan asiakastiliä. Asiakas voi myös lisätä tai täydentää tietojaan sähköpostitse tai puhelimitse.

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakastietoja voidaan siirtää lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietojen luovutus on suojattu EU:n vaatimalla yksityisyydensuojan huomioivalla tavalla mukaan lukien myös Euroopan Komission päätöksen 2002/2/EC.

8 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muin suojakeinoin. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan, ja sen loputtua seuraavat viisi (5) vuotta.

Henkilötiedot poistetaan henkilön erillisestä pyynnöstä tai viiden vuoden määräajan kuluttua poistamalla ne manuaalisesti kaikista järjestelmistä, joissa tieto on tallennettuna.

10 PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Makumatka.fi voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi voidaan toteuttaa esimerkiksi luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä.

Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä ja kohdentaa asiakasviestintää oikein. Profilointia voidaan hyödyntää asiakasviestinnässä esimerkiksi asiakkaan tilaushistorian perusteella.

11 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu Hamaki Oy asiakasrekisteriin.

Rekiteröity voi myös tehdä tarkastuspyynnön. Se tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tai käyttäjän pitää oma-aloitteisesti itse oikaista, poistaa tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tietonsa silloin kun tämä on mahdollista. Toimenpiteet pitää tehdä ilman aiheetonta viivästystä, kun rekisteröity tai käyttäjä on itse havainnut virheen tai saanut tiedon virheestä.

Korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Makumatka.fi:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

11.3 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Hamaki Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Hamaki  Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Makumatka.fi voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa Makumatka.fi  suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

11.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut  Makumatka.fi tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla , rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

11.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11.6 Rekisteröidyn muut oikeudet

Suostumuksen peruutus:
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeus tulla unohdetuksi:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kaikkien häntä koskevien henkilötietojen poistamista Makumatka.fi asiakaskeristeristä asiakassuhteen päätyttyä (ja/tai kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää perustetta).

Pyyntö suostumuksen peruuttamisesta tai henkilötietojen poistamisesta tehdään ilmoittamalla tästä Makumatka.fiille tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Oikeus saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta:

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada ilman aiheetonta viivettä ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos tästä oletetaan aiheutuvan korkea riski rekisteröidyn oikeuksille, ensisijaisesti tietosuojaan ja yksityisyyteen liittyen. (mutta mahdollisesti myös muihin perusoikeuksiin liittyen).

Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta voidaan tehdä joko suoraan rekisteröidylle tai käyttämällä julkisia tiedotusvälineitä, mikäli suora ilmoitus ei kyseisessä tilanteessa ole kohtuullisella vaivalla toteutettavissa tai aiheuttaisi ilmoitukseen merkittävää viivettä. Suorassa ilmoituksessa voidaan käyttää mitä tahansa henkilön Makumatka.fi antamaa yhteystietoa.                                                                                                                         

12 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Hamaki Oy ensisijaisesti kirjallisesti sähköisten palvelukanavien kautta lähettämällä sähköpostin osoitteeseen [email protected]

Sähköpostin aihe-kentässä, että kyseessä on ”Rekisteröidyt tiedot/Makumatka.fi”, jotta se yrityksessä osataan viiveettä ohjata oikealle taholle käsittelyyn.  

Kaikissa pyynnössä on riittävällä tavalla ilmaistava, mitä tietoja tai mitä käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Hamaki voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys tullaan varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

Omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä pyynnöissä Hamaki toteuttaa pyynnöt yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on erityisen laaja tai aiheuttaa huomattavasti lisätyötä, Hamakilla on tietosuoja-asetuksen perusteella mahdollisuus kahden kuukauden lisäaikaan pyynnön toteuttamiseksi. Tällaisessa tilanteessa Hamaki on yhteydessä pyynnön esittäjään yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.  

Hamakilla on tietosuoja-asetuksen perustella mahdollisuus kieltäytyä pyynnöstä, mikäli rekisteröidyn esittämä pyyntö on perusteeton tai kohtuuton, kuten toistuvasti tapahtuvat pyynnöt omien tietojen tarkastukseen.  

Omien oikeuksien käyttö on ensisijaisesti maksutonta, mutta Hamaki voi toistuvasti tapahtuvissa pyynnöissä edellyttää korvausta.